Consejo rápido: ¿Tienen sus reuniones una agenda completa?

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La mayoría de las agendas para una reunión se ven así.

* Presupuesto

* Nómina

* Personal

* Ventas

* Zvoufzxtn

Algunas personas me dicen:

"Esa es una agenda perfectamente buena. Sé lo que significan todas esas cosas, excepto, eh, 'Zvoufzxtn'". El punto es que Zvoufzxtn significa tanto para usted como los otros términos para los demás participantes. Por ejemplo, ¿el presupuesto significa aumentar el presupuesto? ¿Planea un presupuesto? Informe sobre el presupuesto? ¿Reducir el presupuesto? Quejarse del presupuesto? ¿Burlarse del presupuesto? O zvoufzxtn el presupuesto?

Una agenda como la anterior podría lanzar una reunión que considere todas las posibilidades mencionadas anteriormente. En su lugar, es posible que haya querido reasignar fondos de un departamento a otro.

Una agenda adecuada especifica todo lo que los participantes deben saber para que la reunión sea efectiva. Debe contener:

Objetivo:

Una descripción clara de los resultados esperados para el final de la reunión, como una decisión, un acuerdo o una solución.

Resultado:

La razón (o beneficio) para lograr la meta.

Actividades:

una lista detallada de las actividades que se utilizarán en la reunión. Esto debería ser tan completo que alguien más podría usarlo para dirigir su reunión.

Logística: 

Todo lo que los participantes deben saber para contribuir a una reunión efectiva. Esto puede incluir instrucciones para llegar a la sala de reuniones, instrucciones sobre cómo prepararse y una lista de cosas para llevar.

Una agenda completa le ayudará a celebrar reuniones efectivas.

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